英文書寫格式真難懂!用一篇文章讓你知道怎麼寫Email

英文書寫格式

你是不是寫英文信件、Email時,總是思考很久卻遲遲無法下筆?放心!其實很多都和你一樣有這個困擾,因此本篇文章就是要教你如何寫出好的信件,還會提供你完整的英文書寫格式,讓寫Email不再是件令人頭痛的事,快跟著我們一起學習吧!

英文書寫格式必備8要素

想要寫一封好的 Email,就要先了解 Email的架構,美國Carnegie Mellon University 在 Basic Structure of an Email 中將其分為8個要素,如下:

1.信件主旨

信件主旨(Subject Line)的功能就是要讓收件者「在最短時間內了解這封信的主要訴求」,所以不要把寫主旨當成作文,或是鋪陳太多內容,像是 “I want to…” 這類型的長句就應該避免,精練的點出信件主旨就好。

※舉例

“Requesting information about X” 「請對方提出有關X的資訊」

“Interested in learning about X”「請對方教導、分享關於X的知識」

“Sales Promotion for X” (通知收件人)「有關X的促銷活動」

2.稱呼語

稱呼語(Greeting)會依照寫信對象的身分和關係而調整,如下:

※給朋友、熟悉的同事

你可以直接寫 Hi 、 Hello,並且 加上對方的名字(first name),像是” Hi John,” “Hello Tammy,”

※給主管、長輩等寫正式信件

寫Dear + Mr. ∕ Ms. + 對方姓氏(last name/surname)、職位、全名,舉例而言,若要寫信給美國總統川普可以寫:“Dear Mr. Trump,”、“Dear Mr. President,”、 “Dear Mr. Donald Trump,”。

※寫求職信時

你可以寫 “Dear Hiring Manager,”,直接對雇用經理展示你的敬意,在此提醒一下大家常犯的簡寫錯誤,Mr. 為「先生」是 Mister 的簡寫;Ms.是「女士」,未婚、已婚女士皆可適用;Miss 為「小姐」,只適用於未婚女子;而Mrs. 只能用於已婚女士,後面會加上丈夫的夫姓,千萬別搞錯囉!

※如果不知道收件者的性別

你可以寫 “To Whom It May Concern,” 。

3.介紹自己

第三個部分是介紹自己(Identification of self),如果你跟收件者不熟,或是透過其他方式拿到對方的聯絡方式,在信件的開頭介紹自己、解釋與對方的關係是很重要的部分。

※寫信給教授

“I am a student in your(class name).”

(我是您某堂課的學生)

“My name is Jaime Smith. We met last week at the Conference at X University.”

(我叫 Jamie Smith,我們上週在X大學的會議中見過面)

“My name is Jessie Chen, Professor Lin gave me your email address.”

(我叫 Jessie Chen,透過林教授得到您的電子信箱)

4.交代寫信目的、內文

寫信目的(Reason for email)比較正式的常用句型為 ” I am writing to V. …”,其他例子如下:

” I am writing to inform you that ∕ of… “

(我想通知你…)

” I am writing to enquire ∕ inquire about…”

(我想問有關…)

” I am writing about ∕ in reference to ∕ regarding to…

(這封信是關於…)

5.解釋情況、需求

解釋情況、需求(Describe situation)的長度因情況而異,記得寫信不用刻意挑困難、冷僻的字寫;簡單、清楚地告知自己的情況或需求,讓對方快速了解即可。此外,建議段落的第一句話用主題句(Topic Sentence),簡單解釋該段的重點和內容,可以幫助收信者快速閱讀,抓到每段的重點!

6.解釋後續規劃

解釋後續規劃(Action Plan),如自己的情況、需求,若是要收信人協助的部分,可以參考以下幾個範例句型:

“If you’re free, I’m available to meet on X day at X time.”

(如果你方便,希望能在X天X點見面)

“I would be more than happy to meet at your convenience.”

(希望能在你方便的時間見面)

“If you have some free time, would you be able to give me a call?”

(如果你有空,希望你可以打電話給我)

7.結論語句

這個部分為結論語句(Closing line),寫完信件內容後,通常會請對方回覆自己的想法或問題,以下的例句可供參考,如下:

I look forward to hearing from you soon / meeting you next Tuesday.

(希望能盡快得到你的聯絡 ∕ 我很期待下周二與你見面)

“Please feel free to contact me if you need any further information.”

(如果你需要任何進一步的資訊,歡迎隨時聯繫)

“If you require any further information, feel free to contact me.”

“If you have any questions, please feel free to contact me.”

(如果你有任何問題,歡迎隨時告知)

I’m looking forward to your reply.

(我很期待收到你的聯絡)

8.結尾用語

這個部分為結尾用語(Sign-off),以下為幾種常見的結尾用語,如下:

※正式Email(寫信給長輩、上司等)

Yours sincerely, ∕ Sincerely,

Yours respectfully, ∕ Respectfully,

Best regards,

Cordially, (「誠心地」意思)

※非正式Email

Cheers, (除了「乾杯」外,這個詞也有「謝謝」和「掰掰」的意思喔)

Best, (為 “Best Regards,” 的簡稱,但比較沒有距離感)

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